Qu'est-ce que l'open space ?
Il fut un temps où les entreprises aménageaient des bureaux individuels aux différents employés. C'était dans la culture d'une société d'offrir à chaque employé un espace individuel où il pouvait faire son travail au calme et, que souvent, certains avaient la possibilité d'y apporter une touche personnelle. Dans les années 1950, les entreprises américaines introduisent un nouveau concept : le bureau open space. L'openspace est aménagement de bureau où les cloisons ont été éliminées, permettant de réunir les équipes au sein d'un seul et même espace de travail. Cette configuration va très vite se répandre au point qu'aujourd'hui 70 % des salariés de Grand-Bretagne travaillent en open space. Certains pays, dont la France, n'ont pas vraiment intégré le concept de bureau ouvert largement pour de raisons culturelles. Il n'y a que 20 % des salariés français qui travaillent dans un espace ouvert.
Quels sont les avantages de l'open space ?
Il va sans dire que les espaces ouverts ne conviennent pas à tous les types de travail. À titre d'exemple, un commercial qui est souvent en rendez-vous clients, a besoin d'un espace plus intimiste pour les recevoir. Un bureau ouvert avec tous les collègues autour n'est pas l'endroit idéal pour mener à bien des négociations. Toutefois, le bureau open space présente bien des avantages tant pour l'entrepreneur que pour l'employé.
- Avantage économique pour l'entreprise. - Abattre les cloisons permet de gagner des mètres carrés. À une époque où le prix de l'immobilier ne cesse de grimper, il est bénéfique, pour l'entreprise, de faire travailler un grand nombre de personnes dans un espace réduit. Ça a aussi l'avantage d'économiser sur la construction de multiples petits bureaux.
- Au cas où l'embauche de salariés temporaires se fait sentir, la qualité modulable de l'open space permet d'accueillir les nouveaux arrivants sans grandes modifications de l'espace de travail.
- La productivité des collaborateurs s'en trouve augmentée du fait d'une meilleure circulation de l'information au sein des équipes. En open space, il n'est plus besoin de se déplacer ou de s'envoyer des e-mails pour échanger des informations. Les employés se trouvant sur un seul plateau, la fluidité de l'information est assurée, renforçant en même temps le travail d'équipe.
- La convivialité. - Du point de vue de l'employé, le fait d'être dans le même espace de travail renforce les relations entre collègues. Des liens se tressent entre collaborateurs.
Quels sont les inconvénients de l'open space ?
Même si l'open space offre un certain nombre d'avantages, il présente, néanmoins, quelques inconvénients majeurs. Certains employés peuvent se sentir mal à l'aise d'évoluer dans un environnement où tous les collègues sont côte à côte.
- Nuisance sonore. - Cet environnement est particulièrement bruyant à cause des conversations téléphoniques, du cliquetis permanent des claviers et du claquement des talons sur le plancher. Ça peut représenter une source de stress et affecter le bien-être des travailleurs.
- Manque d'intimité - Le bench de bureau n'est certainement pas le lieu idéal pour inspirer à une intimité. Ce meuble partagé où les collaborateurs sont côte à côte et, parfois, face à face laisse peu de place à une personnalisation de son espace de travail. Pas de cadre avec la photo de famille sur le bureau ou le petit bibelot offert par les collègues au dernier pot d'entreprise. Ça donne une certaine froideur au poste de travail.
- Pression hiérarchique - Dans beaucoup de bureaux open space, l'aménagement est fait de façon à ce que le responsable ait constamment l'œil sur le plateau. Ça peut exacerber le sentiment d'être épié de manière permanente. Une source de stress supplémentaire pour les collaborateurs.
Quel aménagement idéal pour open space ?
Afin de pallier aux inconvénients du bureau ouvert et profiter pleinement des avantages du travail en open space, il est essentiel de permettre aux employés de donner le meilleur d'eux-mêmes. Il s'agit de bien agencer l'open space pour donner aux salariés un bureau agréable et éliminer les obstacles qui auront tendance à influer sur leur bien-être et, en conséquence, leur productivité.
- Le design.- Un design bien pensé permet d'optimiser l'espace. Choisir des bench en bois clair pour avoir un bureau plus zen. Les coloris des murs doivent aussi être agréables à regarder. Se trouver dans un bureau aux teints clairs joue sur le mental des employés qui sont plus a l'aise et ne sont plus sujets au stress.
- Une salle de repos - Pour combattre la pression d'être constamment avec les mêmes collègues dans la même pièce, prévoir une salle ou les employés auront la possibilité de souffler un peu et de décompresser. Le modèle des start-ups américaines qui possèdent des salles de repos avec tables de ping-pong et baby foot a l'avantage de renforcer les liens entre les salariés et créé plus de convivialité.
- Une salle de réunion - Pour les employés devants recevoir les clients en toute discrétion et ceux ayant un besoin de confidentialité, une salle de réunion très bien aménagée peut se relever un avantage considérable.
L'open space représente une avancée certaine dans l'aménagement d'un bureau. Encore faut-il que l'amenagement soit bénéfique tant a l'entreprise qu'aux salariés. Le but final doit être un gain de productivité pour l'entreprise tout en diminuant le stress et le risque de burn-out pour les salaries.