C'est bien connu, certaines entreprises n'hésitent pas à montrer leur gratitude envers leurs clients en leur offrant de petits cadeaux de temps en temps. Ce geste, tout simplement anodin, peut servir à fidéliser le bénéficiaire, ou à le remercier d'une collaboration. Ces opérations répondent toutefois à certaines normes comptables et fiscales. Comment comptabiliser et déclarer ses présents ? Découvrez tout ce que vous devez savoir sur la gestion à appliquer pour les cadeaux réservés à la clientèle.
Quelles sont les règles pour comptabiliser les cadeaux clients ?
Offrir des présents à sa clientèle reste une pratique courante dans le monde des entreprises. Ces initiatives ont généralement pour but de récompenser les acheteurs pour leur fidélité tout en assurant la promotion des produits et services proposés. Ces cadeaux peuvent être réalisés par l'entreprise, et destinés à être remis gracieusement à des tiers. Cela peut aussi être de simples accessoires de publicité garant de futures collaborations commerciales. Les réglementations encadrant ces donations ainsi que leurs méthodes de comptabilisation sont différentes.
Les cadeaux non produits par la société donatrice
Ces offrandes à la clientèle peuvent être classées dans deux catégories : les cadeaux fabriqués et ceux achetés. Pour les biens achetés, il convient de comptabiliser l'écriture suivante au débit :
- 6234 : « cadeaux à la clientèle » pour le montant hors taxes.
- 44 566 : « TVA déductible sur autres biens et services » pour la somme de la taxe (si elle est récupérable).
Vous créditez ensuite le compte « 401 » (Fournisseurs), pour le total TTC.
Lorsque les biens sont conçus par l'organisation (échantillons commerciaux), suivez le schéma de comptabilisation suivant au débit :
- 6232 : « Échantillons » pour la valeur hors taxes,
- 44 566 : « TVA déductible sur autres biens et services », pour la valeur de la taxe.
Vous créditez le compte « 401 » pour le total TTC.
Les présents réservés à la commercialisation
Si vous prévoyez d'offrir un article à un client, en guise de « Bonus » pour une grosse commande, ceci représente alors un cadeau commercial. Leur comptabilisation s'effectue de la manière suivante au débit :
- 607 : « Achats de marchandises », pour le coût HT.
- 44 566 : « TVA déductible sur autres biens et services », pour la TVA.
Vous créditez le compte « 401 » pour le montant TTC.
Si le cadeau n'est pas lié à un acte commercial, une cession, ou une facture, aucune comptabilisation n'est nécessaire.
Comment déclarer les cadeaux clients sur le relevé des frais généraux ?
Une entreprise qui ne déclare pas les présents offerts à des tiers encourt de nombreuses sanctions de la part de l'administration fiscale. Les sommes non précisées sur le relevé des frais généraux peuvent conduire à une amende de 5 % de leur valeur. Ce taux est cependant ramené à 1 % lorsqu'il s'agit de dépenses non imposables. Des poursuites judiciaires peuvent d'ailleurs être engagées contre l'entreprise en cas de fraudes fiscales ou de malversations.
Précisons au passage que les sociétés individuelles sont dispensées de cette annonce. Les micro-entrepreneurs ainsi que les organismes unipersonnels ne transmettent en effet qu'une simple information dans le cadre de l'annexe de la divulgation de résultat.
Peut-on récupérer la TVA sur les cadeaux faits aux clients ?
La TVA est parfois récupérable sur les présents, mais vous devez respecter un certain seuil sur la valeur nette de l'achat. Si vous dépassez ce seuil, les charges de TVA ne seront pas récupérables. Dans certains cas, l'entreprise peut en effet donner un cadeau à un client à un prix inférieur à sa valeur normale, ou même à titre gratuit. Le bien offert ne peut alors pas faire état d'une déduction de TVA.
Cette mesure englobe notamment les cadeaux d'affaires tels que : les caisses de champagne ou de vin, ou encore les paniers garnis remis aux bénéficiaires en fin d'année. Les supports de publicité qu'une institution remet à ses abonnés dans le cadre de contrats sont aussi classés dans cette catégorie. La déduction de la TVA intervient sur les présents d'affaires si leur valeur globale est comprise entre 1 € et 73 €, toutes taxes comprises. Cette déduction ne concerne pas seulement le présent en lui-même, mais aussi les charges qui y sont associées. Cela concerne notamment les frais d'emballage et de port, par année et par personne.
Précisons au passage que c'est à l'entreprise d'apporter la preuve que les dépenses sont engagées dans son intérêt. Pour les sociétés imposées au régime réel et dont le montant maximal des libéralités est supérieur à 3 000 €, il convient de porter ce renseignement dans une annonce de frais généraux.
Quelles exceptions à la non-déductibilité de la TVA pour les cadeaux clients ?
Certaines exceptions liées à notre héritage fiscal sont cependant recensées. Elle concerne notamment les prototypes commerciaux et les présentoirs de publicité. Dans le premier cas, les biens comportant les mentions « Spécimen » ou « Vente interdite » font l'objet d'une déductibilité de la TVA, quelle que soit leur valeur. À titre d'exemple, on peut citer les goodies réalisés à titre publicitaire comme les verres, carafes, ou cendriers souvent remis aux cafetiers.
Pour les présentoirs publicitaires, la taxe est déductible si la valeur unitaire n'excède pas 110 euros toutes taxes comprises. On peut citer par exemple les panneaux, affiches, meubles, et pancartes dans cette catégorie. La déduction de la TVA est en effet admise lorsque certaines conditions sont rassemblées. La valeur des biens remis à titre gratuit au bénéficiaire, et qui contribuent à la diffusion des services et produits proposés par l'entreprise, est supportée par cette dernière. La remise des biens peut être effectuée par un grossiste ou directement par l'organisme donateur.
D'autre part, les présents en cause doivent, par nature, être réservés à assurer la commercialisation, la promotion, le rangement, ou la présentation des goodies conçus ou commercialisés par cette dernière. Enfin, la remise au client doit sembler justifiée par les besoins de l'activité commerciale de l'entreprise qui en supporte toujours le coût. Si ces trois conditions ne sont pas réunies, la taxe ne pourra être déductible que si le présent est de « très faible » valeur.
Pourquoi confier la gestion des cadeaux clients à un expert-comptable ?
Chaque organisation souhaite renforcer ses liens avec ses partenaires commerciaux, les fidéliser, ou simplement se démarquer sur son marché. Ces donations constituent l'une des solutions les plus courantes de parvenir à ces objectifs. La comptabilité et la fiscalité associées à ce type d'initiative peuvent s'avérer complexes. Est-ce que le bien offert est déductible ? À partir de quel montant la TVA est-elle récupérable ? Comment présenter ces opérations dans le bilan ? Autant de questions essentielles auxquelles les dirigeants doivent répondre pour rester dans la légalité.
Choisir un expert pour s'occuper de la gestion de ces donations offre de multiples avantages. Ce professionnel maîtrise parfaitement les rouages de la gestion ainsi que les spécificités liées à ce type d'opération. En sollicitant les services d'un spécialiste, vous bénéficiez aussi de conseils précieux sur mesure pour choisir les meilleures options, tout en respectant les procédures d'enregistrement. Ce spécialiste vous donne des réponses claires et précises sur chaque transaction.
Grâce à une évaluation professionnelle, vous êtes assuré d'être en conformité avec les réglementations en vigueur. Vous évitez ainsi les erreurs qui pourraient vous revenir cher. Vous mettez toutes les chances de votre côté pour que votre gratitude envers vos clients soit aussi bénéfique pour vos comptes.
FAQ : comment gérer les cadeaux clients en comptabilité ?
Voici des réponses aux questions habituellement posées concernant la gestion des présents offerts aux tiers.
La règle des 69 € TTC s'applique-t-elle à la nourriture et aux boissons ?
La nourriture et les boissons sont intégrées dans les produits gourmands, au même titre que les bouteilles de vin. À ce titre, ils font partie des biens inclus dans cette réglementation.
Quel est le montant maximum pour un cadeau client ?
Si aucun plafond n'est défini pour la somme investie en cadeau client, celle-ci est considérée comme une dépense déductible. Cette opération doit être toutefois réalisée dans l'intérêt de l'entreprise. Son montant ne doit donc pas être démesuré. Le prix du présent doit ainsi être cohérent par rapport à la taille de l'organisation et son chiffre d'affaires.
Si le montant du cadeau est exagéré et que l'investissement ne semble pas aller dans le bénéfice de l'entreprise, l'administration fiscale peut prendre des mesures. Elle peut décider de réintégrer la valeur des présents au bénéfice imposable.
Quelles preuves l'entreprise doit-elle conserver pour justifier la déductibilité ?
Vous devez présenter les factures d'achat ou de production des présents, mais aussi les identités précises des attributaires. Aussi, vous devez préciser les raisons qui vous ont poussé à faire ces dépenses. C'est à vous de faire comprendre à l'administration fiscale la réalité et le caractère non excessif de ce don.
Les objets publicitaires (avec logo) sont-ils considérés comme des cadeaux clients ?
Oui, en France, les biens réservés à la publicité peuvent être classés dans la catégorie des « présents d'affaires ». Ils bénéficient d'un traitement comptable et fiscal particulier. Parmi ces articles, on retrouve souvent les stylos, les mugs, les t-shirts…
Synthèse : les bonnes pratiques pour une gestion conforme
Les cadeaux clients peuvent être déduits de vos impôts à certaines conditions. L'initiative doit être réalisée dans l'avantage de l'entreprise, et la somme ne doit pas excéder une certaine limite. De même, le donateur doit enregistrer cette opération conformément aux normes en vigueur. Pour cela, les services d'un professionnel sont vivement recommandés pour garantir leur bonne mise en œuvre et éviter les redressements.