Parce que la première impression est souvent la bonne, de plus en plus d'entreprises et d'employeurs encouragent les nouvelles recrues à partager avec l'administration et les dirigeants leur expérience durant les premières semaines de travail. Le but ici est de recueillir des informations uniques et objectives sur le fonctionnement de l'entreprise du point de vue du nouvel employé. Vous venez de rejoindre une entreprise et on vous demande déjà de rédiger un rapport d'étonnement ? Ne bougez pas, vous trouverez dans cet article toutes les informations nécessaires à connaîre pour savoir comment faire un rapport d'étonnement .
Qu'est-ce qu'un rapport d'étonnement ?
Le rapport d'étonnement est connu sous différentes appellations : note d'observation critique, onboarding feedback ou note d'étonnement.
Par définition, il s'agit d'un document rédigé par un nouvel employé, dans lequel il décrit toutes les situations étonnantes qu'il a rencontrées jusqu'à présent. En d'autres termes, il y rapporte tous les éléments qui pour lui sont sortis de l'ordinaire (en bien ou en mal).
Grâce à ce document, les nouvelles recrues ont désormais une voie par laquelle elles peuvent s'exprimer sans pression, sans gêne ni peur. En tant que directeur général ou même propriétaire d'une entreprise, il est souvent difficile de connaître dans le moindre détail ce qui se passe au quotidien au sein de son entreprise. D'une part, parce qu'on a tellement d'autres choses à faire et d'autre part, parce que les employés ayant déjà passé un bon bout de temps ensemble, se couvrent mutuellement, refusant de dévoiler ce qui ne va pas.
Même si d'un point de vue humain cette façon d'agir semble bénéfique, car elle permet de confirmer que l'équipe en place est soudée, elle peut tout de même nuire aux activités. En effet, tant qu'un problème n'est pas mis en lumière, il est impossible d'y apporter des solutions et la performance de l'entreprise peut s'en ressentir.
Lorsqu'un nouveau salarié arrive, il n'a pas encore d'affinité avec les anciens, du coup, tout innocemment, il va dévoiler ce qui marche et ce qui ne marche pas.
Dès lors, le rapport d'étonnement se révèle être un outil indispensable, permettant au manager de recueillir les informations précieuses sur les pratiques internes. En renforçant le sentiment d'appartenance de l'employé, il permet aux dirigeants de faire une remise en question des pratiques actuelles en se basant sur les remarques qui y sont mentionnées. De ce document peuvent naître des idées novatrices permettant d'améliorer le fonctionnement des différents départements.
Pourquoi rédiger un rapport d'étonnement ?
Même si le rapport d'étonnement est recommandé dans le cadre d'un nouveau recrutement, il peut tout à fait être utilisé dans d'autres situations :
- Dans le cas d'une promotion
- Lors du lancement d'un nouveau projet.
- Au moment de la réorganisation de l'entreprise.
- Etc.
Il s'intègre alors dans le parcours d'intégration du nouvel employé et est destiné au manager, à la direction des ressources humaines et même à la direction générale.
Ce document peut aussi être rédigé par les stagiaires en alternance, les consultants externes et les collaborateurs changeant de poste.
Pour qu'il soit efficace et objectif, il est recommandé de ne pas attendre très longtemps avant de le produire, sinon la nouvelle recrue va perdre son regard neuf, son objectivité et peut même se laisser influencer par les avis des uns et des autres.
De nombreux recruteurs ont encore du mal à insérer la note d'observation critique dans leurs pratiques, car ils ne connaissent pas réellement sa valeur. Pourtant, encourager les recrues à le rédiger lors de leur intégration présente de nombreux bénéfices .
Faciliter l'intégration des nouveaux arrivants et avoir un regard neuf sur l'entreprise et ses process
Vous l'avez probablement déjà déviné : le rapport d'étonnement permet de faciliter l'intégration des nouveaux arrivants. En prenant en compte leurs avis, ils se sentent tout de suite impliqués dans les process et cela contribue à renforcer leur sentiment d'appartenance. De votre côté vous exploitez le regard neuf qu'ils ont pour détecter ce qui va et ce qui ne va pas au sein de votre entreprise.
Détecter les axes d'amélioration
Les nouveaux collaborateurs, qu'ils soient en alternance ou pas sont plus sensibles à certaines situations et informations. En exploitant de la bonne manière leur regard neuf et leur objectivité, vous allez sûrement détecter des axes d'amélioration qui vont vous permettre d'améliorer vos activités.
Favoriser l'innovation
À travers la note d'observation critique, le salarié donne son avis, son point de vue et ses impressions sans pression extérieure. En faisant cela, vous encouragez vos collaborateurs à s'inscrire dans un parcours d'amélioration et d'innovation continue, car une fois qu'ils se rendent compte que leurs avis comptent à vos yeux, ils n'hésiteront pas à revenir vers vous dès qu'il y a une nouvelle situation qui sort de l'ordinaire. En étudiant de près leurs remarques, vous allez sûrement trouver de nouvelles idées pour propulser l'entreprise dans une nouvelle dimension.
Comment structurer un rapport d'étonnement ?
Pour que vous soyez compris et que vos informations soient bien prises en compte, il est essentiel que votre document soit présenté de manière structurée.
À ce propos, il devra comporter les parties suivantes :
- L'introduction : l'introduction permet présenter le contexte du rapport et rappeler son objectif.
- La présentation de l'entreprise : comme son nom l'indique, cette section présente l'entreprise de manière générale. Ici, vous devez, par exemple, parler de son secteur d'activité, ses partenaires, ses missions, ses objectifs, sa culture, etc.
- La période d'observation : c'est ici que les choses commencent à devenir vraiment intéressantes. Commencez par rappeler le temps que vous avez pris pour faire votre observation en précisant bien quelles étaient vos fonctions tout au long de cette période.
- L'observation et l'étonnement : pour entrer dans le vif du sujet, présentez sans détour vos observations et vos étonnements tout au long de la période d'observation. Pour étayer vos propos, n'hésitez pas à prendre des exemples concrets en décrivant telle ou telle situation spécifique que vous avez vécue et qui vous a permis de faire cet étonnement. Les exemples permettent aussi au destinataire du rapport de se mettre dans votre peau et de mieux comprendre le message que vous voulez transmettre.
- Comparaison avec les attentes : après avoir fait la liste de vos observations et étonnement, prenez le temps de faire une étude comparative entre ce qui est fait et les attentes réelles de l'entreprise.
- Réflexion personnelle et suggestion d'amélioration : c'est dans cette section que vous allez partager vos points de vue personnels, en tenant bien compte des attentes et de la réalité. Ensuite, faites des suggestions constructives qui permettront à l'entreprise de mettre en place des actions d'amélioration.
Comment rédiger un rapport d'étonnement ?
Il n'existe pas de règle spécifique sur comment faire un rapport d'étonnement, mais en suivant les conseils ci-dessous, vous êtes sûr de rédiger un document conforme et bien structuré :
Les points à considérer pour un bon rapport d'étonnement
- Il est primordial de rester objectif et bienveillant.
- La structuration du rapport doit être claire, simple et logique.
- Impliquez-vous dans la rédaction en utilisant le pronom personnel "je".
- Faites des critiques justes et honnêtes, en évitant d'impliquer vos propres sentiments.
- Concentrez-vous sur les points les plus importants et évitez de mettre tout et n'importe quoi dans votre rapport.
- Faites des propositions concrètes pour améliorer les choses.
Modèle de rapport d'étonnement à adapter
En pratique, les modèles de note d'observation critique varient d'un employeur à un autre. De manière générale, il s'agit d'un document au format papier (rédigé à la main ou saisie via ordinateur). Cependant, ce n'est pas la seule forme que peut prendre ce document. En effet, au sein de certaines entreprises, le rapport d'étonnement prend la forme d'un questionnaire proposé par le service des ressources humaines, d'une présentation orale à la fin du stage ou de l'alternance, d'un mélange de questions et de champs libres pour les réponses et d'un compte rendu.
FAQ - Questions fréquentes sur le rapport d'étonnement
Cette foire aux questions répond aux questions fréquentes sur le rapport d'étonnement, clarifiant son utilité et apportant des conseils pratiques pour le rédiger.
Qu'est-ce qu'un rapport d'étonnement ?
En résumé, la note d'observation critique est un document dans lequel vous en tant que dirigeant, recruteur ou manager donnez la possibilité à votre nouvelle recrue de donner son avis, son ressenti et son impression après les premières semaines passées à vos côtés. Le nouveau collaborateur doit donner son avis sur les aspects tels que :
- L'organisation interne.
- Le management.
- L'environnement de travail.
- La communication et les rapports entre les salariés.
- Les processus d'entreprise.
- Les outils de gestion.
- Les valeurs et la culture d'entreprise, etc.
Pourquoi est-il important ?
L'objectif de ce document est d'identifier les forces, les faiblesses et les pistes d'amélioration afin de permettre à l'entreprise d'être toujours au meilleur de sa forme. En tant que document stratégique, il est d'une grande importance, car il permet d'avoir un regard neuf sur les process et les pratiques observées en internes.
Comment le rédiger correctement ?
Pour rédiger correctement le rapport d'étonnement, il ne faut pas avoir peur des mots. Il faut être cru là où il le faut, car l'idée est de révéler exactement ce qui se passe en interne. Pour la présentation de votre rapport, il existe plusieurs modèles (comme ceux décrits dans cet article) sur lesquels vous pouvez vous inspirer pour rédiger.
Enrichir votre rapport d'étonnement avec les bonnes pratiques
En définitive, le rapport d'étonnement fonctionne un peu comme un journal intime, mais au lieu de raconter sa vie, on y parle uniquement du travail. Voici quelques bonnes pratiques qui vous permettront d'enrichir votre rapport :
- Prendre le temps de vérifier les informations avant de valider son rapport.
- Faire des retours utiles et constructifs.
- N'hésitez pas à utiliser un langage personnel pour montrer votre implication, mais restez transparent.
- Prenez le temps qu'il faut pour formuler des recommandations utiles, qui apportent une plus-value.