Outil essentiel dans le marketing et la communication, le publipostage ou mail merge est une technique de plus en plus en vogue. Il s'agit d'une démarche permettant de créer et d'envoyer un message personnalisé à plusieurs destinataires, via une lettre ou un email. Pour une entreprise, le publipostage offre la possibilité de toucher directement les prospects et les clients. Cependant, pour une campagne de publipostage réussie, il faut adopter les bonnes stratégies. Découvrez comment faire du publipostage et quelles sont les étapes à suivre pour créer un publipostage pertinent et efficace.
Quelles sont les étapes clés pour mettre en place un publipostage efficace ?
La mise en place d'un publipostage efficace repose essentiellement sur un processus bien cadré. Les étapes essentielles à respecter incluent :
- la définition des objectifs : il est important de déterminer préalablement les buts de la campagne publipostage, cela vous permet de choisir le public cible, le format de la campagne (Word, Excel ou autre) ainsi que le ton du message
- La création de bases de données (data) segmentées : organisez la liste de vos contacts suivant des critères spécifiques (activité, comportement, localisation, etc.)
- La rédaction de messages personnalisés : pour séduire vos cibles, il est essentiel de miser sur la personnalisation du message, un message personnalisé attire l'attention des cibles
- La mise en page du message ou de l'email : un message ou un email ne doit pas se limiter au contenu écrit, il est également important de créer un visuel attrayant pour renforcer son attractivité
- Le choix d'un bon canal de diffusion : en marketing et en communication, le mode de diffusion influe grandement sur la portée du message, il faut le sélectionner avec soin suivant la nature du message, votre budget ainsi que votre cible
- La sélection du parfait timing : avec les data que vous avez de vos cibles, vous devez être en mesure de déterminer le moment idéal pour l'envoi de votre message
- Le suivi : cette étape se montre indispensable pour mesurer l'impact de votre campagne et de repérer les axes d'amélioration pour les prochaines campagnes.
Comment préparer et organiser une base de données fiable et à jour pour le ciblage ?
Dans le domaine du publipostage, avoir une base de données solide garantit un excellent résultat. Votre base de données se doit donc d'être qualitative. Pour ce faire, déterminez et sélectionnez l'objectif de votre campagne. Repérez, par la suite, les data qui correspondent avec cette visée, ceux qui vous seront utiles. Faites également un nettoyage des données. Cette démarche inclut principalement la suppression des doublons et des contacts inactifs. Si vous identifiez des erreurs dans vos data, il est préférable de les rectifier dans les meilleurs délais. Un mis à jour régulier des data est aussi de mise pour détenir une base de données fiable.
Quelles sont les meilleures pratiques pour la rédaction et la personnalisation des messages envoyés ?
Pour une campagne de publipostage percutante, il est essentiel de soigner la rédaction de vos messages et de les personnaliser. Pour cela, il vous est conseillé de rédiger des messages clairs et concis. Ils ne doivent, en aucun cas, inclure des jargons techniques qui pourraient induire les lecteurs à la confusion. Misez sur des paragraphes courts et qui vont droit au but. Il vous est, par ailleurs, recommandé de personnaliser vos messages. Que ce soit un courrier papier ou un email, il est préférable d'humaniser votre message. Intégrer le prénom des destinataires ou le nom de l'entreprise, idéalement dans l'accroche et le corps du texte. La personnalisation consiste également à adapter le texte suivant le profil du contact et d'inclure des appels à l'action fort. Côté habillage, le span reste le moyen le plus prisé pour mettre un caractère ou un mot en évidence.
Quels outils et logiciels utiliser pour automatiser et optimiser le publipostage ?
De nos jours, il existe de nombreux outils et logiciels pour créer un publipostage, l'optimiser et automatiser son envoi. Le document Word reste l'outil le plus utilisé pour la création de textes et leur personnalisation. Ce type de documents embarque des fonctionnalités utiles permettant de rendre les textes plus attractifs et plus présentables. Le document Excel, par ailleurs, est souvent employé pour le stockage de data et de leur catégorisation. Certaines entreprises optent pour la fusion de ces documents (fichier Word et fichier Excel). Ce document fusionné offre la possibilité d'optimiser le publipostage et de créer des étiquettes pour la personnalisation. Outre le span, la toile dispose, par ailleurs, de nombreux outils de design et de conception graphique pour rendre vos textes, lettres et messages plus attrayants. Divers concepteurs et programmeurs ont également mis au point différents logiciels pour créer et optimiser un publipostage. Certaines entreprises ont même pris l'initiative de créer leur propre CRM et logiciels pour une configuration et une personnalisation qui leur sont propres.
Quelles solutions logicielles sont adaptées au publipostage papier ou numérique selon les besoins de l'entreprise ?
Aujourd'hui, que ce soit en format papier ou en format numérique, différentes solutions logicielles sont disponibles pour créer un publipostage. Pour le format papier ou lettre, le programme Microsoft Word reste le plus adapté. De plus, l'outil Word dispose de fonctionnalités capables d'assurer la fusion des données clients dans un fichier Excel grâce aux champs de fusion pour des campagnes ciblées. Pour le format numérique, les logiciels et les plateformes spécialisées se révèlent être parfaits. Ils intègrent essentiellement des fonctionnalités avancées comme la segmentation fine, le test A/B, la personnalisation dynamique ou encore les statistiques détaillées.
Comment intégrer des outils CRM ou d'automatisation pour maximiser l'efficacité des campagnes ?
Il est tout à fait possible d'intégrer un CRM aux outils de publipostage afin d'optimiser vos campagnes. Cette fusion permet, par ailleurs, de centraliser les données clients et de suivre les interactions de près. Vous pouvez l'intégrer et le connecter avec des programmes de publipostage ou des plateformes d'emailing pour automatiser le processus d'envoi des campagnes ou des messages personnalisés aux clients. Vous pouvez, par exemple, mettre en place un processus capable d'envoyer automatiquement un message à un client lorsque celui-ci a réalisé une action précise. Le fait d'insérer cette option dans votre stratégie marketing se révèle être important pour vous adresser et toucher les prospects ou clients au bon moment.
Comment mesurer et améliorer les résultats d'une campagne de publipostage ?
Pour déterminer l'efficacité d'une campagne marketing ou de publipostage, il est essentiel de mesurer ses résultats. Pour aboutir à cette fin, il est important de suivre des indicateurs précis et d'agir en fonction des données et des informations collectées. Que ce soit une campagne de publipostage sur papier (lettre) ou numérique, il existe de nombreux indicateurs permettant de mesurer l'impact réel du publipostage.
Quels indicateurs (taux d'ouverture, taux de retour, ROI) permettent d'évaluer la performance d'une campagne ?
Pour un publipostage numérique, différents indicateurs offrent la possibilité de suivre les performances d'une campagne. Le taux d'ouverture est un indicateur clé permettant de déterminer le pourcentage des destinataires ayant ouvert le message. Si vous avez un taux d'ouverture élevé, cela signifie que votre email est attractif et vous avez réalisé un bon ciblage. Le taux de retour est aussi un excellent moyen permettant de définir le nombre de destinataires ayant répondu positivement au publipostage. Plus il est élevé, plus vous déterminerez l'efficacité de votre campagne. Il y a également le ROI ou retour sur investissement. Ce paramètre offre la possibilité de vous faire savoir si la campagne est rentable ou non. Outre ces indicateurs, il est aussi important de vous attarder sur le taux de rebond pour repérer un message mal ciblé et d'agir en conséquence.
Quelles actions correctives ou optimisations mettre en place suite à l'analyse des résultats ?
Une fois que vous avez récolté les résultats de votre campagne de publipostage, il est essentiel d'entreprendre des actions correctives. Dans la mesure où le taux d'ouverture est faible, il est essentiel de travailler votre objet d'email. Vous pouvez aussi revoir le moment d'envoi de votre email pour arriver au bon moment aux destinataires. Il serait plus judicieux de réaliser un test A/B pour comparer différentes versions du message et d'identifier ceux qui sont impactants. Dans la mesure où le ROI est insuffisant, il est essentiel d'examiner les coûts et identifier les frais pouvant être diminués. L'intégration d'une formation peut aussi être entreprise pour une campagne de publipostage réussie.
Le publipostage, sur un document papier ou numérique, est un puissant outil marketing. Avec une méthodologie rigoureuse et bien pensée, il offre la possibilité de mettre en place une campagne ciblée, personnalisée et impactante. L'usage d'un document Word, du fichier Excel, d'un document fusionné (avec champ de fusion), des bases de données clients ainsi que les logiciels et les outils CRM permet d'optimiser et d'automatiser cette opération. Que vous soyez une PME, un entrepreneur ou une grande entreprise, un publipostage bien construit conduit à une rentabilité accrue.