Aujourd'hui, de nombreuses entreprises utilisent des portails de documents RH pour remettre des éléments comme les bulletins de paie dans un coffre-fort numérique, sous forme dématérialisée plutôt qu'en format papier. mypeopledoc fait partie des solutions utilisées pour centraliser ces documents et en faciliter l'accès côté salarié, tout en simplifiant la distribution côté RH.
En bref
- À quoi ça sert ? : recevoir, consulter et archiver des documents RH dans un espace sécurisé.
- Qui l'active ? : le plus souvent, l'employeur (RH/paie) met en place le service et déclenche l'invitation.
- Documents typiques : bulletins de paie, attestations, contrats/avenants, documents de fin de contrat (selon ce que l'entreprise choisit de déposer).
- Accès salarié : via un compte personnel (web et parfois application mobile), avec authentification.
- Après un départ : l'objectif est de conserver ses documents sur le long terme, mais les modalités exactes d'accès et de conservation dépendent du service et/ou du paramétrage de l'entreprise.
- Pré-requis : disposer d'une invitation/lien/code d'activation (souvent envoyé à l'adresse email connue de l'employeur).
- Point d'attention : tous les documents RH ne sont pas forcément déposés automatiquement (cela dépend des pratiques internes).
Pour qui/pour quoi ?
Pour les salariés qui veulent retrouver rapidement leurs documents (démarches logement, banque, administration) et pour les entreprises qui souhaitent réduire les envois papier et gagner du temps sur la distribution.
Ce que MyPeopleDoc ne fait pas (à lui seul)
Il ne remplace pas les obligations RH : il change surtout le canal de remise. Il ne garantit pas non plus, “automatiquement”, une conformité juridique sans procédures internes et paramétrage adaptés.
Cet article décrit le fonctionnement courant côté salarié et côté entreprise de MyPeopleDoc, sans entrer dans les aspects contractuels propres à chaque employeur. Les modalités exactes (durée de conservation, accès après départ, options disponibles) peuvent dépendre du paramétrage de l'entreprise et des conditions du service.
Comment fonctionne Mypeopledoc ?
Mypeopledoc fonctionne selon trois principes fondamentaux qui permettent :
- Un espace de stockage de documents mis à disposition des salariés par l'entreprise : grâce à la dématérialisation, les entreprises peuvent mettre à disposition de leurs employés différents documents administratifs sur un coffre-fort numérique. Ceux-ci sont accessibles en se connectant au service.
- Le partage de documents par voie électronique : le partage de documents par voies électroniques permet une meilleure gestion administrative pour le service RH qui n'est plus contraint d'imprimer des documents papier, qui, par ailleurs, représentent un coût budgétaire et écologique important. La transmission d'informations numériques permet à l'employeur de faciliter le travail de son service des ressources humaines quand dans le même temps les employés ont un accès à leur coffre-fort et à leurs fichiers numérisés. La signature électronique peut également être mise en place pour améliorer le partage.
- La possibilité de gérer les documents :
- Le salarié bénéficie d'une sécurisation des données, car l'accès au coffre-fort lui est personnel et il peut organiser l'archivage comme bon lui semble en créant des dossiers ou sous-dossiers (si l'option est activée).
- Côté entreprise, la gestion des ressources humaines peut grâce à la numérisation être plus performante, parce que les informations sont facilement accessibles. En fonction des paramétrages de l'entreprise, des analyses peuvent être menées parallèlement. De plus, grâce à l'automatisation, l'archivage est optimisé avec moins de tâches manuelles (impression, tri, distribution), et une remise plus homogène, notamment en cas de télétravail ou de multi-sites.
À éviter pour garantir un bon fonctionnement
- Ne pas classer ou renommer : on perd du temps au moment où l'on a besoin d'un document.
- Ne pas télécharger une copie pour une démarche urgente (si vous devez transmettre un PDF rapidement).
- Utiliser un mot de passe faible ou négliger les options de sécurité disponibles (selon le service).
Détails du processus MyPeopleDoc
| Entreprise/RH | Salarié | Plateforme (MyPeopleDoc - selon droits et paramétrages) |
|---|---|---|
| Dépose les documents (ex. bulletins) selon le calendrier interne | Consulte les documents mis à disposition | Héberge et sécurise l'espace de stockage |
| Déclenche l'invitation / l'activation (souvent) et renseigne l'email | Active son compte via lien/code, crée son mot de passe | Gère l'authentification et l'accès au coffre |
| Peut paramétrer notifications, types de documents, règles internes | Reçoit des notifications (email/app selon options) | Envoie des notifications selon configuration |
| Assure le support de 1er niveau (RH/paie) sur documents manquants | Classe/renomme (selon options) et télécharge si besoin | Permet recherche, consultation, téléchargement (selon droits) |
| Définit les règles de conservation et d'accès (dans le cadre du service) | Récupère/exporte ses documents pour ses démarches | Propose des fonctions d'export/téléchargement (selon paramétrage) |
Comment créer un compte Mypeopledoc ?
Pour créer un compte mypeopledoc la procédure est la suivante :
- Rendez-vous sur la plateforme d'archivage
- Demandez une invitation (dans la plupart des cas, l'employeur doit activer le service et déclencher l'invitation). Si vous ne voyez aucune option d'inscription ou si vous n'avez rien reçu, le bon réflexe est de contacter votre service RH/paie.
- Renseignez votre e-mail et confirmez la demande (un code d'activation est envoyé électroniquement par la direction (tiers de confiance) des ressources humaines sur votre messagerie ainsi qu'un lien permettant la connexion).
- Saisissez le code d'activation si demandé.
- Créez votre mot de passe.
- Une fois connecté, vérifiez les informations de compte et l'accès à vos documents.
Que faire si vous ne recevez pas le code ou l'email d'activation ?
- Vérifiez les spams/indésirables et les onglets “promotions”.
- Assurez-vous que l'email communiqué à l'employeur est le bon (adresse pro vs perso).
- Attendez quelques minutes : l'envoi peut être différé selon les systèmes.
- Demandez aux RH/paie une réémission du lien/code si nécessaire.
- En environnement professionnel, certaines restrictions IT peuvent bloquer des emails : signalez-le au support interne.
6 erreurs fréquentes et solutions pour l'activation et l'accès à vos documents
- Je n'ai pas reçu l'invitation ou le code : vérifiez les spams, l'adresse email connue des RH, puis demandez un renvoi.
- Le lien d'activation a expiré : demandez une réémission du lien/code ou utilisez la procédure de réinitialisation si disponible.
- Je ne retrouve pas un bulletin de paie : vérifiez la période, les filtres/recherches, puis contactez RH/paie (le document n'a peut-être pas été déposé).
- Je change d'employeur : que devient l'accès ? : cela dépend des conditions du service et du paramétrage. Par prudence, téléchargez vos documents importants avant la fin de contrat.
- Mot de passe et sécurité : privilégiez un mot de passe robuste, évitez les appareils partagés, et pensez à vous déconnecter après usage.
- Accès avec un mobile : activez les protections du téléphone (verrouillage), évitez le Wi‑Fi public pour télécharger des documents sensibles et vérifiez les réglages de notifications
Comment utiliser MyPeopleDoc ?
Une fois connecté, l'usage est surtout orienté “consultation et archivage” de documents RH. En fonction des paramétrages des entreprises, voici les utilisations les plus courantes qu'il est possible d'effectuer avec MyPeopleDoc :
Les utilisations possibles de MyPeopleDoc
En fonction des paramétrages de l'entreprise, il est possible ou non de :
- Consulter un document reçu (ex. bulletin de paie).
- Rechercher par mot-clé, date ou catégorie (selon interface).
- Télécharger un PDF pour une démarche (banque, logement, administration).
- Classer et renommer dans des dossiers (si l'option est disponible).
- Ajouter un document personnel (si l'entreprise a activé cette possibilité).
- Partager un document (si une option de partage externe existe et est autorisée).
Ce que vous pouvez vérifier dans votre entreprise pour bien utiliser MyPeopleDoc
- L'accès après départ.
- La durée de conservation.
- L'export en masse
- L'ajout de documents personnels.
- La double authentification (sécurité 2FA).
- Le contact du support opérationnel.
- La procédure en cas d'email perdu.
Mini-FAQ
Puis-je supprimer un document ?
Souvent, les documents déposés par l'employeur ne sont pas supprimables côté salarié. En cas d'erreur, il faut généralement passer par RH/paie.
Puis-je récupérer plusieurs documents d'un coup ?
Cela dépend des fonctionnalités disponibles (téléchargement unitaire ou export). Si vous ne trouvez pas l'option, vérifiez l'aide en ligne ou demandez à votre support interne.
Que faire si un bulletin manque ?
Commencez par vérifier la période et les filtres, puis contactez RH/paie : le document n'a peut-être pas été déposé ou a été déposé dans une autre catégorie.
Selon le paramétrage de l'entreprise, certaines options (ajout de documents personnels, partage externe) peuvent être limitées.
Comment activer mon coffre-fort MyPeopleDoc ?
L'activation correspond le plus souvent à la première connexion via un lien et/ou un code reçu, suivie de la création de votre mot de passe.
Une fois activé, l'accès se fait via une authentification (identifiant et mot de passe, et parfois des étapes de sécurité supplémentaires selon les options). Les documents restent lisibles comme sur papier, mais consultables en ligne dans un espace sécurisé géré par le prestataire.
Problèmes fréquents lors de l'activation et correctifs à apporter
- Le lien est expiré : demandez un nouveau lien/code aux RH ou utilisez la réinitialisation si proposée.
- Le mot de passe est refusé : vérifiez les règles (longueur, caractères, etc.) et réessayez.
- Le compte est déjà activé : tentez “mot de passe oublié” plutôt que de recréer un compte.
- Le double compte (email pro vs perso) : utilisez l'email enregistré côté RH. En cas de doute, demandez une vérification au service paie.
Comment télécharger Mypeopledoc ?
Il existe généralement un accès web et, selon les cas, une application mobile. Le téléchargement se fait via les stores officiels (pour mobile) ou via le site du service (pour l'accès web, il n'y a pas de “téléchargement” à proprement parler).
Vous pouvez donc y accéder depuis un ordinateur, une tablette ou un téléphone, en fonction de vos habitudes et du niveau de sécurité de votre appareil.
Pourquoi faire appel à Mypeopledoc pour les entreprises ?
Aujourd'hui, la dématérialisation est devenue une donnée essentielle des entreprises, notamment dans le traitement des processus liés aux ressources humaines. Cette nouvelle façon de procéder dans la gestion de la vie des salariés peut offrir des avantages à condition de cadrer le déploiement et l'accompagnement (communication, support, gestion des cas particuliers). La dématérialisation ne supprime pas les obligations RH : elle change le canal de remise et d'archivage.
Comment évaluer une solution comme MyPeopleDoc (côté entreprise) ?
| Quand c'est le plus pertinent ? | Quand l'intérêt peut-il être moindre ? |
|---|---|
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Pour une meilleure organisation
L'avantage de recourir à la numérisation pour traiter les documents permet aux entreprises de traiter les impressions et les envois rapidement pour une plus grande efficacité des services RH et une diminution des tâches chronophages. En réduisant la durée liée à toutes ces actions, les salariés dédiés à cette opération vont pouvoir se consacrer à d'autres activités au sein de la société.
- Ce qui change pour les RH : moins de manutention (papier, enveloppes), un calendrier de dépôt plus simple à tenir, et une gestion plus homogène des demandes de duplicata (selon les règles internes).
- Ce qui change pour les salariés : un accès plus direct aux documents, utile en cas de télétravail, de déplacement ou de besoin urgent (dossier logement, banque, etc.).
Pour réaliser des économies
La numérisation peut réduire certains coûts liés au papier (impression, enveloppes, stockage) et, surtout, le temps passé à préparer et distribuer les documents.
Exemples d'économies de coûts
- Papier/enveloppes/consommables : la réduction n'est possible que si la remise papier diminue réellement.
- Affranchissement/distribution : surtout utile en multi-sites ou en télétravail.
- Stockage physique archivage papier : moins de classeurs et de gestion d'archives.
- Temps RH (mise sous pli, tri, duplicata) : souvent le gain principal, mais dépend du process.
Coûts et points d'attention
Les économies ne viennent pas uniquement de la suppression du papier. Il faut aussi prévoir l'accompagnement au changement (communication, aide à l'activation), un support pour les salariés et la gestion des exceptions (salariés sans email personnel, changement d'adresse, accès après départ, etc.).
Exemple :
Dans une entreprise avec un volume important de bulletins mensuels, la suppression des mises sous pli réduit surtout les tâches répétitives. Le gain le plus visible est souvent le temps RH, à condition que le dépôt et la communication soient bien organisés.
Points clés à retenir à propos de MyPeopleDoc
- Salariés : MyPeopleDoc offre un accès sécurisé aux bulletins de paie, contrats et attestations depuis n'importe où (web ou mobile). Pensez à télécharger vos documents importants avant un départ d'entreprise, car l'accès post-contrat dépend du paramétrage RH.
- Entreprises : la plateforme réduit les impressions, les envois de papier et le temps de distribution RH, surtout en multi-sites ou en télétravail. Les gains sont réels si le service est bien configuré et accompagné (communication, support).
- Vigilance : tout dépend des pratiques RH (dépôt des docs, invitations). Vérifiez systématiquement les spams pour les codes et anticipez l'export (certains accès ou options peuvent être limités selon l'entreprise).