Le service de la gestion du personnel (RH) est considéré comme étant le plus consommateur de papiers et d'encre dans une entreprise. En effet, il faut en général énormément de ressources pour imprimer les contrats de travail ainsi que les fiches de paie des salariés. Cela engendre des dépenses conséquentes pour les sociétés, qui cherchent constamment à trouver une solution face à ce problème récurrent. La dématérialisation de certaines opérations apparaît comme la meilleure réponse à ce souci. Un outil se distingue sur le marché. Il a pour nom novapost, (créateur de MyPeopleDoc) il s'agit d'une entreprise qui propose de numériser les tâches de la RH, permettant par la même occasion de les conserver dans un coffre-fort numérique. Découvrons en détail les bénéfices de l'utiliser au quotidien.
Une plateforme dédiée au service des ressources humaines
MyPeopleDoc est une plateforme dédiée aux ressources humaines. Elle présente de nombreux avantages dans la gestion des documents en entreprise. La première chose que l'on remarque, c'est sans aucun doute la terminologie employée. En effet, le site MyPeopleDoc utilise le langage spécifique lié aux RH. Ainsi, il est plus professionnel, mais se veut néanmoins convivial. On peut donc affirmer qu'il est conçu pour la fonction RH. Sachez également que la plateforme offre énormément de fonctionnalités très intéressantes, on peut citer comme exemples :
- La configuration des droits d'accès.
- Ou encore la création de formulaires et de workflows. Pour ceux qui ne le savent pas, il s'agit de la gestion informatique des tâches à réaliser au sein d'une entreprise.
Les missions de MyPeopleDoc pour les RH et les salariés
MyPeopleDoc a donc pour mission de faciliter le travail des RH en réduisant la manipulation des dossiers physiques. Grâce à l'outil MyPeopleDoc, les services RH gagnent en efficacité dans la gestion des documents RH. Elles réduisent la paperasse et se conforment à la législation en vigueur. C'est une solution très efficace et de nombreuses entreprises comme BNP Paribas ont déjà adopté la démarche. Aussi, si vous avez une entreprise assez conséquente, pensez à dématérialiser votre service RH. Vous éviterez ainsi des erreurs, ainsi que l'accumulation de documents et par la même occasion, vous ferez quelques économies.
MyPeopleDoc offre aussi l'avantage de faciliter la gestion des documents aux salariés. Les utilisateurs peuvent consulter leurs documents en ligne à tout moment et depuis n'importe quel appareil connecté. L'espace personnel dématérialisé et sécurisé permet ainsi d'accéder à son coffre-fort numérique de manière simple et rapide pour répondre à des besoins spécifiques (crédit, justificatifs, etc.).
La démarche est aussi écologique et contribue à réduire l'empreinte carbone des entreprises et de leurs salariés en réduisant les impressions et en facilitant le stockage des documents.
La sécurisation des données par le site
Sachez que la sécurisation des données sur le site est très importante. C'est assez logique puisque la plateforme regroupe des informations personnelles de nombreux salariés. Aussi, MyPeopledoc possède un coffre-fort numérique comme ceux d'autres concurrents. Pour celles et ceux qui l'ignorent, un coffre-fort numérique est un espace dédié aux employés. Il leur permet de recevoir des documents spécifiques comme les fiches de paie ou autres notifications administratives émanant de leurs entreprises. Pour que les informations et données qu'il contient soient protégées, il est crucial de proposer une sécurité sans faille. Aussi, la plateforme MyPeopleDoc, bénéficie d'une certification ISO 27001. Elle est reconnue dans le monde entier comme étant la norme pour la protection des renseignements personnels.
Par ailleurs, les données sont cryptées via le chiffrement AES-256. C'est l'une des meilleures méthodes de chiffrement qui garantit aux employés un espace personnel sécurisé. En ce qui concerne les data centers qui hébergent les documents et informations, ils sont situés sur le territoire européen et sont certifiés, eux aussi, ISO 27001. À titre d'information, cela signifie que même s'il y a une panne sur les centres d'hébergement, vous n'aurez rien à craindre, car il y a un plan de reprise des activités qui a été mis en place par le site. En d'autres termes, les systèmes utilisés par MyPeopleDoc sont très efficaces en cas de pannes occasionnelles et impromptues.
Les fonctionnalités de MyPeopleDoc
Outre le coffre-fort numérique proposé par www mypeopledoc com, la plateforme propose aussi quelques fonctionnalités intéressantes pour les RH. On peut noter par exemple :
- L'Advanced Analytics : il s'agit de données tangibles afin d'optimiser la performance de l'entreprise. La plateforme fournit un reporting de la productivité globale de l'équipe.
- On peut également noter d'autres services disponibles comme le CSP RH digital.
- Le classement et l'organisation automatiques des documents.
- L'option de recherche avancée.
- L'archivage à valeur probante qui permet de conserver des documents pour une durée juridique de 50 ans.
- L'outil peut être intégré avec d'autres logiciels RH (paie, gestion du personnel, etc.)
L'accessibilité en ligne facilite la compréhension et l'utilisation de l'outil
MyPeopleDoc est un outil qui présente de multiples fonctionnalités existantes qu'il est possible de consulter sur le site. Il y a des démos pour comprendre et s'habituer aux différents mécanismes de la plateforme. L'accès à ces tutoriels est gratuit, néanmoins il faut avoir en tête que pour bénéficier du savoir-faire total de MyPeopleDoc, il faudra y mettre le prix.
MyPeopleDoc est un coffre-fort numérique très utile à l'heure de la dématérialisation croissante des documents. Pour en témoigner, il suffit de se référer aux nombreuses entreprises qui l'ont adopté comme Daily Motion, AUCHAN, Bouygues Telecom, Canal + Group, TOTAL, Starbucks, Suez, Lyonnaise des eaux ou encore ENGIE qui sont tous des fervents défenseurs de la dématérialisation RH.