Le développement du télétravail a fait naître plusieurs moyens de communication. Aux nombres de ceux-ci, figure la visioconférence qui est de plus en plus utilisée et prisée de nos jours. Si vous doutez du potentiel de la visioconférence, vous devez à tout prix lire cet article. Il vous renseigne sur son utilité et vous donne des raisons pour l’utiliser.
Qu’est-ce qu’une visioconférence ?
Également désignée par l’appellation vidéoconférence, la visioconférence est un moyen de communication. Elle offre la possibilité de voir et d’échanger avec une ou plusieurs personnes à travers un canal digital. Elle représente une prouesse remarquable dans le monde du numérique et est très adaptée au télétravail.
Quand utiliser la visioconférence ?
La visioconférence se prête favorablement à de nombreuses circonstances. Les plus courantes vous sont présentées ci-dessous.
Gestion des contraintes liées au déplacement
La visioconférence est une excellente solution pour pallier les problèmes de déplacements qui sont assez courants et entravent le bon déroulement d’une réunion. En effet, il est plus facile pour les membres d’une même entreprise, d’une structure ou d’une organisation de se mobiliser pour une réunion virtuelle qu’une réunion en présentiel. Cette dernière nécessite qu’ils quittent leurs demeures pour un lieu fixe, ce qui génère parfois des contraintes de déplacement, de distance et même de retard.
Transmission d’informations professionnelle en temps réel
Dans le monde professionnel, la vidéoconférence vous sera très utile si vous êtes chef d’entreprise et désirez partager en un temps record des informations avec vos employés ou partenaires d’affaires.
Limitation des rencontres de masse
Certaines circonstances telles que la gestion d’une pandémie font appel à des mesures comme l’éviction des rencontres des masses. Dans de telles situations, le recours à la visioconférence est un excellent moyen pour continuer vos affaires.
Comment préparer sa visioconférence ?
La réussite d’une visioconférence nécessite une organisation parfaite et une préparation technique sans faille. Assurez-vous en premier de disposer d’un matériel de visioconférence performant, et d’une salle virtuelle. Faites par la suite la liste des participants à la vidéoconférence et invitez-les. Pour susciter l’implication au cours de votre vidéoconférence, il est conseillé d’inviter au plus dix (10) personnes. L’expérience a montré que durant les conférences qui impliquent un nombre important de personnes, certains ne suivent pas.
Comment diriger une visioconférence ?
Au prime abord, sachez que vous ne pouvez pas animer une réunion virtuelle comme une réunion physique. Techniquement, vous devez éviter les déplacements brusques au risque d’affecter la qualité des images. Ensuite, parlez soigneusement et ne gardez pas la parole tout le temps. Permettez aux autres intervenants de donner leurs opinions et de se présenter s’ils sont nouveaux.
Aussi, il est important de synthétiser les idées que vous avez prévu de développer afin d’éviter des situations d’expirations de forfaits ou de perdre l’attention des autres participants. Enfin, prévoyez toujours et de préférence à la fin de votre présentation des rubriques de questions et réponses.
Quels sont les avantages de la visioconférence ?
Les avantages de la visioconférence sont nombreux. En effet, elle permet de réduire les coûts générés par les déplacements et rend le partage de données très facile. De même, elle offre aux structures et entreprises ayant de nombreuses divisions éloignées d’un point de vue géographique la possibilité de faire des réunions en toute sérénité. Enfin, elle génère peu de frais de communication et est un moyen pratique, simple à utiliser et très accessible.
Qui utilise le système de visioconférence ?
Le système de visioconférence n’est pas adressé à une catégorie de personne en particulier. Toutefois, il convient plus aux professionnels désireux de faire des réunions à distance et aux personnes ayant à cœur de faire des séminaires ou des formations en ligne. De toutes les façons, l’accessibilité à un système de visioconférence n’est restreinte à personne. Ainsi vous pouvez faire usage de ce dernier dès que vous sentez le besoin de faire une visioconférence.
Que faut-il comme matériel pour sa visioconférence ?
Le matériel de visioconférence est fait de nombreux équipements qui sont reliés à un système de visioconférence (application ou logiciel). Ces outils indispensables à la bonne tenue d’une vidéoconférence sont : un écran, un amplificateur de son, une webcam, et un micro. En effet, l’écran et la webcam permettent respectivement de voir les divers intervenants de la vidéoconférence et de les filmer. L’amplificateur de son et le micro sont quant à eux des dispositifs qui permettent d’entendre et d’enregistrer les sons.
Quels sont les inconvénients d’une vidéoconférence ?
Bien qu’elle présente de nombreux avantages, la vidéoconférence a plusieurs inconvénients. En effet, elle nécessite une connexion internet stable, et des équipements très sophistiqués. Aussi, la probabilité d’observer des pertes de liens entre les intervenants est très élevée.
La vidéoconférence est une révolution dans le domaine de la communication. Très avantageuse, elle permet de réaliser des réunions virtuelles qui permettent de gérer les contraintes de déplacements. Si vous êtes encore dubitative face à l’idée de réaliser des vidéoconférences, vous devez à tout prix sortir de votre cocon aujourd’hui et essayer.